Để có một buổi lễ hội nghị hội thảo thành công thì việc tìm kiếm Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo khoa học chuyên nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng. Dưới đây là một vài lưu ý của Share Food dành cho các bạn.
1. Tổ chức hội thảo là gì?
Hội thảo là sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức thường niên với mục đích duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút các khách hàng tiềm năng. Các hoạt động chính trong hội thảo là thảo luận về một vấn đề thực tiễn; đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng hoặc chia sẻ kiến thức về ngành nghề. Tổ chức hội thảo sẽ là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với các đối tác; tăng cường mối quan hệ với cơ quan truyền thông và nâng cao hình ảnh của công ty.
Xem thêm: Kế hoạch tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm chi tiết nhất 2024
2. Các hình thức tổ chức hội thảo phổ biến hiện nay
Hiện nay có khá nhiều hình thức tổ chức hội thảo tùy thuộc vào mục đích chính của sự kiện. Trong đó có 5 hình thức hội thảo phổ biến sau:
Hội thảo khoa học: Đây là hình thức hội thảo tổ chức nhằm để thảo luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Tại hội thảo khoa học, các chuyên gia, diễn giả sẽ trình bày các vấn đề và cùng thảo luận với những người có cùng chuyên môn. Chính vì vậy, hội thảo này không mang quá nhiều ý nghĩa về quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.
Workshop: Workshop là một hình thức hội thảo có mục đích chính là chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng,..Bên cạnh đó sẽ có ví dụ thực tế trong ngành nghề để người tham gia nắm rõ hơn về các thông tin. Workshop thường có quy mô khá nhỏ, chỉ trong khoảng từ 10 – 20 người.
Hội thảo du học: Đây là hội thảo giải đáp các thắc mắc và băn khoăn của người tham dự về vấn đề du học như chương trình học, học bổng du học hay cuộc sống tại nước ngoài. Thông thường, những hội thảo du học sẽ có mục đích tìm kiếm khách hàng và chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các công ty chuyên về du học.
Tập huấn: Hình thức tập huấn có quy mô lớn hơn workshop thường diễn ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành. Nội dung của các buổi tập huấn thường xoay quanh việc nâng cao kiến thức cùng kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên để công việc diễn ra hiệu quả hơn.
Hội thảo chuyên đề – chuyên môn: Hội thảo chuyên đề – chuyên môn sẽ là một buổi thảo luận xoay quanh một chủ đề chính và có một diễn giả duy nhất. Vấn đề này sẽ liên quan đến thực tiễn trong công việc hoặc là cơ sở lý luận cho hoạt động kinh doanh.
Xem thêm: Kế hoạch tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm chi tiết nhất 2024
3. Tổ chức hội thảo cần những gì?
Hội thảo là một sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức thường niên nhằm mục đích duy trì các mối quan hệ khách hàng hiện tại đồng thời gia tăng thu hút với những khách hàng tiềm năng. Hoạt động chính của những buổi hội thảo chính là bàn về một vấn đề thực tiễn nào đó, chia sẻ kiến thức ngành nghề, thăm dò ý kiến khách hàng,…
Tổ chức hội thảo sẽ tạo cho doanh nghiệp cơ hội gặp gỡ và giao lưu với các đối tác, phát triển mối quan hệ với cơ quan truyền thông và nâng cao giá trị hình ảnh của doanh nghiệp.
Tổ chức hội thảo như thế nào?
Để sự kiện hội nghị hội thảo được thành công nhất chúng ta cần phải xác định được một số yếu tố như:
– Đối tượng khách hàng mục tiêu của buổi hội thảo là ai?
– Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo là khi nào ở đâu?
– Số lượng khách tham dự
– Chi phí tổ chức cho buổi hội thảo
– Lên kịch bản quy trình tổ chức.
Để hiểu rõ hơn về quy trình xây dựng một cuộc hội thảo chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu các bước để tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo như thế nào nhé.
4. Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp 2024
1. Xác định chủ đề của hội thảo
Đây là cơ sở chính để bạn xây dựng nội dung và lên kế hoạch cho các hoạt động sẽ diễn ra trong hội thảo. Bạn cần xác định chủ đề một cách chính xác, cụ thể và rõ ràng để lập kế hoạch tổ chức được đầy đủ và chi tiết nhất.
2. Lập kế hoạch tổ chức hội thảo
Một bản kế hoạch đầy đủ cho sự kiện hội nghị hội thảo sẽ bao gồm các nội dung:
– Xác định mục đích, mục tiêu sẽ đạt được trong buổi hội thảo
– Buổi hội thảo diễn ra với nội dung chính là gì?
– Thời gian, địa điểm sẽ diễn ra hội thảo là ở đâu?
– Danh sách khách mời gồm những ai
– Xác định kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
– Đơn vị phụ trách tổ chức hội nghị hội thảo
– Chương trình của hội thảo
Ngay sau khi xác định được rõ yêu cầu, mong muốn sẽ đạt được từ buổi hội thảo, bạn sẽ có thể bắt tay vào xây dựng, lập kế hoạch tổ chức hội thảo sơ bộ. Trong đó nội dung kịch bản bạn cần nêu rõ được điểm chính, điểm nổi bật, diễn biến những chương trình sẽ diễn ra trong buổi hội thảo.
3. Chuẩn bị cho hội thảo
Bước này cũng khá quan trọng, nó sẽ giúp sự kiện của bạn có tạo được ấn tượng nhất định cho khách mời tham dự hay không. Những thứ bạn cần chuẩn bị:
– Tạo không sang trọng, lịch sự, phù hợp với nội dung của buổi hội thảo
– Đảm bảo cách trang trí đầy đủ các vật dụng cần thiết tại địa điểm tổ chức.
– Đảm bảo đầy đủ trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng cho buổi lễ
– Khẩu hiệu chào mừng được treo ở nơi tiếp đón khách mời
– Treo banner, backdrop thể hiện nội dung hội thảo, treo logo và nhận diện thương hiệu doanh nghiệp
– Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan tới nội dung hội thảo, băng đĩa ghi hình giới thiệu và quảng cáo về sản phẩm của doanh nghiệp.
– Trưng bày những sản phẩm của mình để tăng cơ hội giao thương
– Phát thư mời cho khách mời.
4. Tổ chức hội thảo
– Tiến hành tổ chức hội nghị hội thảo
– Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo
– Khai mạc hội thảo và điều phối hội thảo diễn ra theo như kịch bản của sự kiện.
5. Kết thúc chương trình hội thảo
– Bế mạc chương trình
– Tặng quà lưu niệm
– Ghi biên bản hội thảo
6. Thông báo kết luận của hội thảo
– Xử lý thông tin hội thảo
– Bạn cần đánh giá nội dung hội thảo
– Kiến nghị các đơn vị, tổ chức dự hội thảo về nội dung đã thảo luận trong hội thảo
7. Đánh giá kết quả hội thảo
Bạn có thể đánh giá những hiệu quả của buổi hội thảo dựa vào số người đã đến tham dự, ý kiến khách hàng và kết quả của quá trình truyền thông.
Sau khi bạn đã nắm rõ các bước tổ chức hội thảo, ngay lập tức bạn đã có thể bắt tay vào công đoạn chuẩn bị cũng như điều phối tổ chức một cách dễ dàng.
Xem thêm: Kế hoạch tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm chi tiết nhất 2024
5. Những lưu ý khi tổ chức hội thảo
Sau khi nắm rõ các bước tổ chức hội thảo, bạn đã có thể bắt tay vào các công đoạn chuẩn bị cũng như tổ chức một cách dễ dàng. Tuy nhiên trong quá trình này, bạn cần lưu ý những vấn đề sau để sự kiện diễn ra thành công nhất.
Lên chủ đề cho chương trình
Một trong những điều quan trọng nhất khi tổ chức hội thảo đó là lên chủ đề và ý tưởng chính cho chương trình. Chủ đề sẽ thể hiện được mục đích và thông điệp của hội thảo cũng như là cơ sở cho việc lên nội dung sự kiện. Chủ đề hội thảo cần ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện rõ mục đích chương trình cùng lợi ích mà người tham gia có thể nhận được khi tham gia.
Khách mời “chuyên gia” giúp tạo sự tin tưởng
Trong các buổi hội thảo, những chuyên gia hoặc khách mời sẽ giúp tạo sự tin tưởng, uy tín cho chương trình. Đồng thời điều này cũng có lợi cho hoạt động truyền thống và giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao. Bạn nên lựa chọn khách mời nổi tiếng trong lĩnh vực hoặc ngành nghề. Bên cạnh đó, người tổ chức cũng cần lên danh sách câu hỏi cùng kịch bản riêng cho chuyên gia.
Địa điểm và tiện ích đi kèm phòng hội nghị
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cũng là một công việc cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian tại địa điểm tổ chức phải đảm bảo đáp ứng được quy mô hội thảo, không quá lớn hoặc quá nhỏ để tránh ảnh hưởng đến không khí hội thảo. Người tổ chức cũng cần quan tâm đến những tiện ích đi kèm phòng hội nghị như màn chiếu, sân khấu, âm thanh, ánh sáng để bổ sung những vật dụng cần thiết và dự trù chi phí chính xác nhất.
Truyền thông cho sự kiện
Để buổi hội thảo diễn ra thành công không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Thời gian truyền thông không nên quá sớm vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện và cũng không nên quá gần ngày tổ chức vì nó sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự. Các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước sự kiện và sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của hội thảo.
Lấy thông tin người tham dự
Mục đích quan trọng của hội thảo đó là tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tìm kiếm khách hàng mới. Việc lấy thông tin người tham dự sẽ giúp hoạt động này diễn ra hiệu quả nhất. Bạn có thể cân nhắc lựa chọn một trong số những hình thức lấy thông tin như điền form online, đăng ký nhận email hoặc sử dụng thẻ thành viên.
6. Các loại chi phí tổ chức hội nghị hội thảo
Chi phí thuê địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của buổi hội thảo. Do đó, khi vừa xác định được thời gian cũng như chủ đề chính trong buổi thảo, bạn sẽ cần lựa chọn địa điểm phù hợp để tổ chức và setup trang trí, không gian cho chương trình.
Những buổi hội thảo kinh doanh quy mô nhỏ dưới 100 người, bạn có thể lựa chọn tổ chức ở các quán cafe hoặc không gian phòng nhỏ.
Những buổi hội thảo kinh doanh quy mô lớn đến nghìn người, bạn sẽ cần tổ chức trong các hội trường của trung tâm lớn hoặc tổ chức ở ngoài trời.
Tùy theo quy mô của buổi hội thảo mà chi phí thuê địa điểm, không gian sẽ được lựa chọn theo những tiêu chí diện tích, lắp đặt âm thanh, ánh sáng khác nhau.
Chi phí máy móc, thiết bị hỗ trợ
Bên cạnh chi phí về địa điểm tổ chức, các chi phí về máy móc, thiết bị hỗ trợ cũng là một mục quan trọng quyết định sự thành công của buổi hội thảo. Các trang thiết bị, máy móc có thể là backdrop, hệ thống âm thanh, ánh sáng hay loa đài, màn hình, máy chiếu, loa đài hoặc các phụ kiện trang trí dành riêng cho chương trình.
Những chi phí này đôi khi sẽ đi kèm với chi phí thuê địa điểm. Bởi nhiều trung tâm sự kiện hoặc địa điểm chuyên cho thuê tổ chức hội thảo có thể sẽ cung cấp các dịch vụ hỗ trợ đi kèm để tạo thuận tiện nhất cho khách hàng. Chính vì vậy, với chi phí này, bạn có thể cân nhắc lựa chọn gói dịch vụ hỗ trợ của địa điểm để tránh mất quá nhiều thời gian hay công sức chuẩn bị.
Chi phí nhân sự tổ chức
Cùng với các chi phí về địa điểm, máy móc, trang thiết bị hỗ trợ, bạn cũng cần dự trù khoản chi phí cho nhân sự tổ chức. Một buổi hội thảo kinh doanh tại Hà Nội không thể tổ chức thành công nếu không có yếu tố con người làm việc hiệu quả. Để đảm bảo hiệu quả của buổi hội thảo, bạn nên lựa chọn những ekip tổ chức chuyên nghiệp, phân công chức vụ và công việc, vị trí rõ ràng để kiểm soát cụ thể từng khâu trong
chương trình.
Đặc biệt, bạn sẽ cần chú trọng vào nhân tố MC cũng như diễn giả hay những người chịu trách nhiệm dẫn dắt, điều hành hội thảo. Bởi những người này sẽ quyết định không khí của toàn bộ buổi hội thảo khi diễn ra. Nên lựa chọn những người thực sự phù hợp với chủ đề và mục đích của chương trình, tránh lựa chọn bừa không đảm bảo hiệu quả.
Chi phí dự trù phát sinh
Nếu phía trên là 3 chi phí bắt buộc phải dự trù và phân bổ rõ ràng khi muốn tổ chức một buổi hội thảo kinh doanh tại Hà Nội thì bạn còn cần phải lưu ý đến một loại chi phí nữa là chi phí rủi ro, phát sinh. Với chi phí này, bạn cần phải tính toán đến các trường hợp chương trình phát sinh vấn đề ảnh hưởng đến ngân sách ban đầu.
Đặc biệt, bạn cần dự trù cẩn thận khoản phí phát sinh để tránh thâm hụt quá nhiều đến tổng chi phí tổ chức. Khi dự trù và phân bổ được chi phí phát sinh, bạn có thể kiểm soát tổng chi phí tổ chức một cách dễ dàng và phòng hờ được cho nhiều trường hợp rủi ro tốt hơn.
Xem thêm:Gợi ý kịch bản chi tiết chương trình hội thảo ấn tượng 2024
7. Dịch vụ tổ chức tiệc cho hội nghị hội thảo bằng teabreak và finger food tại Hà Nội
- Với hơn 5 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Share Food mang đến cho các quý công ty các buổi hội nghị hội thảo chất lượng với mức giá tốt. Chúng tôi cung cấp các gói tiệc teabreak và tiệc finger food với đa dạng thực đơn phù hợp ngân sách bao gồm các loại teabreak box và fruit box rồi bánh teabreak.
- Đặt Tiệc Catering
- Nấu Cỗ Tại Nhà
- Quà tặng tri ân
Vậy là quý khách đã nắm được Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo ấn tượng rồi. Để được tư vấn thêm vui lòng inbox fanpage Share Food.
Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo
Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo
Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo
Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo
Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo
Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo
Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo