5 mẫu kế hoạch tổ chức workshop hấp dẫn kì thú 2024

Workshop là một sự kiện có ý nghĩa quan trọng đối với nhiều công ty hoặc các bạn sinh viên. Hãy cùng Share Food điểm qua các mẫu kế hoạch tổ chức workshop ấn tượng trong bài viết dưới đây nhé!

kế hoạch tổ chức workshop

1. Khái niệm workshop là gì?

  • Workshop không có định nghĩa rõ ràng, được hiểu như một buổi trao đổi kiến thức về một chủ đề nhất định trong một lĩnh vực cụ thể nào đó.
  • Workshop là nơi mà người diễn giả và người tham gia cùng trao đổi với nhau về một vấn đề đã được chọn và thông báo đến người tham gia trước đó. Thông thường, một buổi Workshop kéo dài từ 2 đến 4 tiếng. Chương trình Workshop thường được chia thành hai phần. Phần đầu tiên là diễn thuyết của khách mời. Phần còn lại là phần trao đổi, hỏi đáp giữa người tham gia và khách mời.
  • Số lượng người tham gia của một buổi Workshop không có con số cụ thể. Điều này phụ thuộc chủ đề củng như quy mô của buổi Workshop. Thông thường, số lượng người tham gia của một buổi Workshop nhỏ rơi vào khoảng vài chục người và lên đến hàng trăm người đối với buổi Workshop có quy mô lớn. Do đó, mẫu kế hoạch tổ chức workshop ấn tượng khá cần thiết.

2. Những lợi ích có được khi tham Workshop

Khi lướt web bạn tình cờ nhìn thấy thông tin của một buổi Workshop hoặc bạn được bạn bè giới thiệu, ngoài ra, buổi Workshop đó cung cấp chủ đề mà bạn quan tâm. Chắc hẳn, bạn tự hỏi, khi mình tham gia, điều mình nhận được là gì? Mình có nên bỏ thời gian ra đi đến đó không?
Một buổi Workshop chia sẻ nhiều kiến thức bổ ích, được nhiều tham gia, có sự góp mặt của những chuyên gia đầu ngành trong lĩnh vực mà bạn theo đuổi chắc hẳn sẽ khiến bạn hứng khởi. Sau đây là những lợi ích bạn nhận được khi tham gia Workshop.

2.1. Tăng vốn kiến thức, kỹ năng

Trong một buổi Workshop, người diễn giả không chỉ trình bày những kiến thức học thuật bởi chúng rất khô khan mà còn liên hệ đến những kiến thức thực tế. Điều này giúp buổi Workshop trở nên thu hút hơn. Với mỗi chủ đề quan tâm, bạn có thể chắt lọc những kiến thức mới thông qua sự trao đổi với người thuyết trình.

Diễn giả là người có chuyên môn cao cũng như kiến thức thực chiến lâu năm trong lĩnh vực mà buổi Workshop hướng tới. Do đó, bạn có thể thu nạp những kiến thức quý báu mà các bậc lão làng trong nghề đục kết được từ chính “xương máu” của họ.

2.2. Mở rộng mối quan hệ

Workshop cũng được xem là cơ hội để bạn có thể tiếp xúc với nhiều người hơn. Thông thường, bạn có thể gặp những người có thể khác lĩnh vực nhưng vẫn chung ngành nghề bời vì chủ đề trong một buổi Workshop chỉ giới hạn trong một ngành nghề nhất định. Từ đó, bạn có thể mở rộng mối quan hệ cũng như mở rộng thế giới quan của bản thân.
Phát triển kỹ năng teamwork
Trong một số buổi Workshop đặc thù, ban tổ chức có thể tổ chức một trò chơi nào đó đòi hỏi người tham gia tạo thành một nhóm. Khi các thành viên tham dự chưa từng quen biết nhau nhưng họ phải làm quen trong thời gian ngắn để hoạt động nhóm một cách hiệu quả. Điều này giúp bạn rèn luyện kỹ năng teamwork trong công việc. Việc tìm kiếm mẫu kế hoạch tổ chức workshop ấn tượng rất có ích.

Xem thêm: Đơn vị đặt tiệc teabreak số lượng ít tại Hà Nội uy tín 2024

3. Mẫu kế hoạch tổ chức workshop ấn tượng

1. Xác mục đích tổ chức sự kiện

– Khán giả là ai?

– Chủ đề của hội thảo là gì?

– Tổ chức ở đâu?

– Tại sao mọi người sẽ tham dự?

– Lịch trình của hội thảo là gì?

2. Làm rõ các thông tin cần thiết
– Hồ sơ sự kiện (ngày, thời gian, địa điểm, địa chỉ liên lạc, vv)

– Người chịu trách nhiệm chính /thông tin liên lạc

– Thông tin liên lạc của các nhà cung cấp (suppliers)

– Thông tin/hồ sơ người tham dự

– Không gian cần thiết (ví dụ khu vực trung tâm, sức chứa khoảng 700 người,…)

– Thực phẩm và nước uống

– Yêu cầu về Âm thanh ánh sáng

– Vận chuyển/thi công

3. Phác thảo các nhu cầu của sự kiện

– Thời gian khả thi cho sự kiện (ví dụ cuối tuần, giữa tháng,…)

– Số người tham dự

– Phong cách thiết lập phòng (bàn ghế dạng lớp học, dạng nhà hát, hay chữ U,..)

– Thời lượng của sự kiện (bao gồm thời gian thi công trước và tháo dỡ sau sự kiện)

– Các yêu cầu về thực phẩm và nước giải khát

– Các nhu cầu về âm thanh, hình ảnh (bao gồm cả màn hình, mics, vv.)

4. Về truyền thông, quà tặng

– Mời các phóng viên, nhà báo

– Thiết kế thiệp mời cho khách

– In ấn các tài liệu và hạng mục cơ bản

– Quà tặng khách mời, trò chơi cho sự kiện và phân công người bảo vệ quà tặng

– Bản tên BTC

– Các bảng hướng dẫn, chỉ đường

5. Về diễn giả, khách mời
– Xác định diễn giả

– Bài thuyết trình của họ

– Yêu cầu thêm của họ về set up, âm thanh,…

– Công cụ đếm người tham dự

– Bảng khảo sát ý kiến người tham dự

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức tiệc sự kiện workshop bằng teabreak và finger food tại Hà Nội 2024

4. FAQs về Workshop

Những đối tượng chính tham dự trong một buổi Workshop?
Những đối tượng trọng yếu mà bạn có thể thấy trong một buổi Workshop

Nhà tài trợ
Diễn giả chuyên môn
Người điều phối
Người ghi chép
Người canh thời gian
Người tham gia
Một buổi Workshop thường diễn ra trong bao lâu?
Một buổi Workshop thường kéo dài 2 đến 4 tiếng. Đây là khoảng thời gian được đánh giá hợp lý, nếu thời gian quá ngắn thì sẽ không đủ thời gian cho cả chương trình Workshop. Nếu quá dài, người tham gia sẽ cảm thấy mệt mỏi và ngán ngẩm.

Có nên tham gia các buổi Workshop?
Một buổi Workshop sẻ mang lại các nhiều lợi ích cho bản thân. Hiện tại, giá vé cho một buổi Workshop dao động từ 200.000 đến 400.000 vnđ, TinoHost nghĩ rằng đối với các bạn sinh viên đây là mức giá không hề rẻ. Tuy nhiên, hãy cân nhắc để đầu tư kiến thức cho bản thân.

Yếu tố nào quyết định sự thành công của một buổi Workshop?

Để có một buổi Workshop thành công như mong đợi, Workshop phải hội tụ đầy đủ những yếu tố từ ý tưởng, nội dung cho đến diễn thuyết, chứ không riêng lẻ một yếu tố nào cả. Bạn nên tập trung vào phần nội dung và người diễn giả, nếu phần không tốt người tham gia có thể bỏ về giữa chừng.

Lên kịch bản chương trình
Việc xây dựng một kịch bản chương trình chi tiết là vô cùng cần thiết để bạn và đội ngũ của mình có thể hiểu rõ mọi hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện.

Giới Thiệu Buổi Hội Thảo:
Mở đầu buổi workshop bằng một buổi giới thiệu nhanh và chân thành về sự kiện.
Chia sẻ mục tiêu và mong muốn của buổi workshop.
Giới Thiệu Diễn Giả:
Tự giới thiệu các diễn giả có mặt trong sự kiện.
Mô tả nhanh về chủ đề và nội dung mà mỗi diễn giả sẽ trình bày.
Bài Thuyết Trình:
Đặt lịch trình cụ thể cho từng bài thuyết trình.
Chú trọng vào việc giữ sự hấp dẫn và tương tác của khán giả.
Phiên Thảo Luận:
Xác định thời gian cho phiên thảo luận sau mỗi bài thuyết trình.
Khuyến khích mọi người tham gia, tương tác và chia sẻ ý kiến.
Hỏi Đáp (Q&A):
Dành thời gian cho một phiên hỏi đáp cuối cùng với diễn giả.
Chuẩn bị cách thức thu thập và trả lời câu hỏi từ khán giả.
Kết Thúc Buổi Workshop:
Tổ chức một tổng kết ngắn về nội dung đã được trình bày.
Cảm ơn và gửi lời tri ân đến tất cả mọi người đã tham gia.

Khi kịch bản được xây dựng chặt chẽ như vậy, đội ngũ có thể theo dõi và thực hiện mọi bước một cách hiệu quả, giúp buổi workshop diễn ra một cách suôn sẻ và ấn tượng.

Tìm kiếm địa điểm tổ chức
Khi tổ chức các sự kiện tại công ty, trường học hoặc những địa điểm đã sẵn có, nỗi lo về việc tìm kiếm địa điểm và chi phí cho việc thuê địa điểm thường giảm đi đáng kể. Ngược lại, khi không có sẵn địa điểm, việc lập danh sách các địa điểm phù hợp là quan trọng. Các yếu tố cần xem xét bao gồm sự thuận tiện về giao thông, vị trí gần trung tâm thành phố, có bãi giữ xe, quy mô và sức chứa. Phải đảm bảo rằng mọi lựa chọn phù hợp với ngân sách được dành cho sự kiện.

Xây dựng kế hoạch truyền thông
Trước khi tổ chức workshop, việc xây dựng nội dung cho các bài viết truyền thông giúp bạn có cơ hội lan tỏa thông tin về sự kiện một cách rộng rãi. Lựa chọn các trang cộng đồng liên quan sẽ tăng khả năng tiếp cận đến đông đảo người quan tâm. Bạn cũng có thể hợp tác với các trang đã có uy tín để đạt được sự hỗ trợ trong việc quảng bá sự kiện.

Tương tác với bình luận từ khán giả là việc không thể bỏ qua. Khán giả sẽ có nhiều câu hỏi và quan tâm, vì vậy cần có một đội ngũ hoặc người chịu trách nhiệm để phản hồi và giải đáp thắc mắc của họ.

Rehearsal
Rehearsal là bước không thể thiếu đối với mọi loại sự kiện. Buổi diễn tập giúp mọi người hiểu rõ hơn về vị trí và nhiệm vụ của họ trong ngày sự kiện. Nó cũng giúp phát hiện và giải quyết những vấn đề có thể xảy ra. Hãy kiểm tra kỹ về tốc độ internet, chất lượng âm thanh và nội dung slide.

Rehearsal
Nếu bạn đang làm việc với đội visual và trình chiếu, hãy lưu trữ tất cả file quan trọng vào một định dạng chung hoặc sao lưu trên ổ cứng, USB để đề phòng những tình huống nằm ngoài dự kiến.

Lưu ý khi tổ chức workshop để đạt hiệu quả
Để đạt được hiệu quả mong đợi trong buổi workshop, bạn cần lưu ý một vài điều sau đây:

Trang thiết bị: Trang thiết bị hiện đại sẽ giúp buổi workshop diễn ra thuận lợi và chuyên nghiệp hơn.
Công tác hậu cần: Công tác hậu cần cần được chuẩn bị chu đáo, đảm bảo cho buổi workshop diễn ra suôn sẻ.
Công tác truyền thông: Công tác truyền thông cần được thực hiện hiệu quả để thu hút được nhiều người tham dự.
Theo dõi phản hồi của người tham dự: Cần thu thập phản hồi, cảm nghĩ về buổi workshop là gì từ của người tham gia để đánh giá, cải thiện chất lượng cho những lần sau.

Yếu tố tạo nên buổi workshop thành công
Một buổi workshop thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng cũng như phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận liên quan. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng góp phần tạo nên một buổi workshop thành công:

Xác định rõ mục tiêu của buổi workshop là gì. Từ đó, có thể xác định được nội dung, hình thức và đối tượng tham dự của buổi workshop.
Diễn giả là người quyết định phần lớn chất lượng của buổi workshop. Diễn giả cần là người có chuyên môn cao, kinh nghiệm thực tế và có khả năng truyền đạt tốt.
Một buổi workshop thành công cần có không khí sôi nổi, tương tác giữa diễn giả và người tham dự. Người điều phối cần khéo léo dẫn dắt buổi workshop. Tạo điều kiện cho người tham dự đặt câu hỏi và chia sẻ ý kiến.

Các chủ đề workshop hay tại Việt Nam
Các chủ đề workshop hay tại Việt Nam thường là các chủ đề mang tính thực tế, ứng dụng cao và phù hợp với nhu cầu của người tham dự. Một số chủ đề workshop hay tại Việt Nam có thể kể đến như:

Kỹ năng mềm: Đây là một trong những chủ đề workshop phổ biến nhất tại Việt Nam. Các kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết trình, lãnh đạo, quản lý thời gian,… Là những kỹ năng cần thiết cho mọi người trong cuộc sống và công việc.
Kỹ năng chuyên môn: Các kỹ năng chuyên môn về một lĩnh vực cụ thể như Marketing, lập trình, thiết kế, kế toán,… cũng là những chủ đề workshop được nhiều người quan tâm.
Sở thích: Các workshop về sở thích như nấu ăn, hội họa, âm nhạc, nhiếp ảnh,… là những workshop giúp người tham dự thỏa mãn niềm đam mê của mình.

Workshop có chủ đề kỹ năng sống/kỹ năng mềm nhằm mục đích phổ cập kiến thức, kỹ năng, giúp người tham dự phát triển những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho cuộc sống.

Các chủ đề trong workshop kỹ năng mềm: kỹ năng thuyết trình, nói trước đám đông, đàm phán, deal lương… Đây là những kỹ năng cần thiết cho quá trình phát triển của người trẻ, và là những kỹ năng cần sử dụng trong cả cuộc sống và công việc.

Mục đích của workshop: Giúp sinh viên có cơ hội rèn luyện, cải thiện, nâng cao các kỹ năng cần thiết phục vụ cho việc học tập, công việc và phát triển trong cuộc sống.

Những workshop kỹ năng sống/kỹ năng mềm cũng là những workshop phổ biến ở FPT Edu. Ví dụ như workshop “Kỹ năng thuyết trình cho sinh viên” do Cao đẳng Anh Quốc BTEC (thuộc FPT Edu) tổ chức. Workshop được tổ chức nhằm mục đích giúp sinh viên:

Biết được những việc cần chuẩn bị cho việc thuyết trình
Tự tin thuyết trình trước đám đông.
Dám thể hiện ý tưởng của mình theo những hình thức khác biệt.
Rèn luyện liên tục các kỹ năng đã học để thuyết trình tốt hơn.
Xử lý tốt các tình huống trong thuyết trình.
Biết cách tương tác với người nghe trong lúc trình bày.

Xem thêm: Top 6 các loại giỏ hoa quả mừng tân gia đẹp của năm 2024

5. Dịch vụ tổ chức tiệc cho workshop bằng teabreak và finger food tại Hà Nội

Vậy là quý khách đã nắm được mẫu kế hoạch tổ chức workshop ấn tượng rồi. Để được tư vấn thêm vui lòng inbox fanpage Share Food.

mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop

mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop

mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop

mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop

mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop

mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop mẫu kế hoạch tổ chức workshop