Cách thức tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm thành công mỹ mãn 2024

Để có một buổi lễ giới thiệu sản phẩm bảo hiểm mới thì đơn vị đăng cai sẽ cần chuẩn bị thật sự chu đáo. Hãy cùng Share Food điểm qua Cách tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm thành công nhé!

tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm thành

1. Hội thảo khách hàng bảo hiểm là gì?

 

  • Hội thảo Bảo hiểm là một hình thức sự kiện được tổ chức bởi các doanh nghiệp bảo hiểm cho đối tượng khách hàng mục tiêu. Hội thảo nhằm tiếp thị, tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ bảo hiểm và kích thích họ mua những gói dịch vụ bằng những hoạt động thúc đẩy bán hàng trong sự kiện đó.
  • Tổ chức hội nghị khách hàng là một trong những hình thức quảng bá văn minh và tầm cỡ. Và hiện nay được các doanh nghiệp lớn ưa thích. Ví dụ điển hình có thể bạn đã nghe qua là hội nghị khách hàng bảo hiểm. Là một hình thức bán dịch vụ bảo hiểm thông qua hình thức tổ chức chương trình, meeting với tập khách mời mục tiêu. Tại đây, các doanh nghiệp sẽ giới thiệu và bán các mẫu bảo hiểm tới khách hàng tham gia. Điều đó mang lại hiệu quả bất ngờ cho các doanh nghiệp. Đồng thời thu hút thêm sự chú ý của dư luận vì nét đột phá mới mẻ của nó. Do đó, việc tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm thành công có ý nghĩa rất cần kíp.

Xem thêm: Gợi ý kịch bản chi tiết chương trình hội thảo ấn tượng 2024

2.Quy trình tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm nhân thọ

2.1 Chuẩn bị cho hội thảo

 

Hội thảo là một dịp để doanh nghiệp có thể truyền tải thông tin cũng như đến gần hơn với khách hàng. Do đó, công việc chuẩn bị tổ chức hội nghị hội thảo cần được thực hiện chỉnh chu, cẩn thận.

Xác định mục tiêu cụ thể: Bạn nên xác định mục tiêu khi tổ chức hội thảo là gì. Ngoài ra, bạn cũng nên tránh việc xây dựng nội dung dài dòng, không đúng trọng tâm, gây khó hiểu cho khách mời đến tham dự.
Nghiên cứu, xác định đối tượng: Đối tượng khách hàng là một trong những vấn đề quan trọng của buổi hội thảo bảo hiểm nhân thọ mà bạn cần lưu ý. Việc xác định đúng đối tượng sẽ giúp doanh nghiệp tăng doanh thu cũng như hiệu quả của buổi hội thảo.
Địa điểm tổ chức: Bạn nên lựa chọn địa điểm tổ chức tại các hội trường công ty hoặc nhà hàng. Đây là những không gian có thể đáp ứng được đầy đủ cơ sở vật chất cho buổi hội thảo và thuận tiện cho khách hàng di chuyển.
Chuẩn bị kế hoạch cho buổi hội thảo: Việc xây dựng một kế hoạch chi tiết, cụ thể sẽ giúp cho buổi hội thảo được diễn ra thành công, hoàn hảo. Bên cạnh đó, vấn đề truyền thông cũng nên được đẩy mạnh để hội thảo đạt được hiệu quả cao hơn.

2.2 Tiến hành tổ chức hội thảo

Trong quá trình diễn ra buổi hội thảo, bạn nên tập trung trình bày những vấn đề mà hội thảo hướng đến. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý đến những vấn đề như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu… để buổi hội thảo được diễn ra thành công nhất. Bên cạnh đó, nếu hội thảo diễn ra trong thời gian dài, bạn nên chuẩn bị các bữa ăn nhẹ kèm theo để tránh sự nhàm chán, buồn ngủ cho khách hàng.
1.3 Kết thúc buổi hội thảo về bảo hiểm nhân thọ
Khi buổi hội nghị khách hàng bảo hiểm nhân thọ kết thúc, bạn hãy gửi đến khách hàng cũng như đại biểu tới tham dự những lời cảm ơn chân thành và phần quà tặng đến từ doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bạn cũng nên tổng kết, rút ra những kinh nghiệm, bài học để lần tổ chức sau được hoàn hảo hơn.
2. Cách tổ chức hội thảo Bảo hiểm thành công
Chương trình hội nghị khách hàng bảo hiểm
hoi-nghi-khach-hang-bao-hiem
Lê kế hoạch rõ ràng giúp hội nghị diễn ra một cách suôn sẻ hơn (Nguồn: Internet)
Để hội nghị được diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp thì chương trình hội nghị cần được xây dựng kịch bản các quy trình tổ chức hội nghị hợp lý. Bao gồm 02 loại:

Kịch bản bao quát hết các hạng mục trong hội nghị. Mỗi hạng mục có các tổ phụ trách và phối hợp với nhau. Bộ phận âm thanh ánh sáng và các thiết bị cần thuê.
Kịch bản cho MC dẫn chương trình và cả ekip cần thực hiện chi tiết những công việc gì.
Trong một hội nghị khách hàng bảo hiểm bao giờ cũng có chương trình phần lễ và phần hội.

Phần lễ gồm:

Tiếp khách mời và dẫn họ vào vị trí ngồi

Biểu diễn nghệ thuật trước giờ khai mạc
MC tuyên bố lý do hội nghị bảo hiểm
Lãnh đạo lên phát biểu khai mạc hội nghị và khui sâm banh khai tiệc
Giới thiệu, thuyết trình bảo hiểm
Ghi lại thông tin các khách mời
Phần hội gồm:

Biểu diễn ca nhạc, tiết mục nghệ thuật
Các trò chơi hội nghị, trò chơi teambuilding cho khách mời
Rút thăm trúng thưởng/ trao quà tặng
Chụp ảnh lưu niệm
Mỗi kế hoạch cho chương trình hội nghị khách hàng bảo hiểm được tính toán kỹ về kinh phí cho hội nghị. Đồng thời trong quá trình lên chương trình cũng cần lựa chọn, đặt trước địa điểm tổ chức hội thảo. Và tính toán nhân sự cho hội nghị.

Thông điệp cho chương trình hội nghị khách hàng bảo hiểm
Để khách hàng có một ấn tượng với một buổi hội nghị. Thì quý ban tổ chức nên có một thông điệp để truyền tải. Tại hội nghị khách hàng bảo hiểm cũng không ngoại lệ.

Quý công ty nên sáng tạo các câu slogan ngắn gọn nhưng súc tích, có vần điệu. Có thể bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt, truyền cảm hứng về dịch vụ bảo hiểm của công ty tới khách hàng. Từ đó khách hàng sẽ nhớ nhất là câu slogan, hoặc logo của công ty.

Thông tin khách mời
Mỗi hội nghị cần lưu ý có yêu cầu đội ngũ bàn tiếp tân ghi lại thông tin khách mời qua file excel tổng hợp. Đây là những khách hàng tiềm năng và có quan tâm nhất định đến quý doanh nghiệp bảo hiểm.

Thông tin cơ bản gồm: tên, địa chỉ, số điện thoại… Thông tin về người thân của họ như con cái, vợ/chồng, bố mẹ. Một số thông tin nhân thân liên quan đến thói quen và xu hướng sử dụng loại bảo hiểm của họ để doanh nghiệp có thể liên lạc và tư vấn bảo hiểm sau hội nghị.

Xem thêm: 99+ Lời cảm ơn ngày thầy thuốc Việt Nam 27/2 sâu sắc 2024

3. Những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của hội thảo bảo hiểm?

 

Việc nắm rõ được những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của hội thảo sẽ giúp ban tổ chức sự kiện tránh được những rủi ro không đáng có. Vậy những yếu tố này là gì? Hãy cùng AIT Group theo dõi nội dung dưới đây nhé.

4.1 Mời được nhiều khách hàng mục tiêu tham dự
Một buổi hội thảo bảo hiểm bao gồm những hoạt động như trình bày, tư vấn và hỗ trợ khách hàng về những dịch vụ của công ty. Sự kiện này sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu, gia tăng doanh số bán hàng và đạt được KPI đã đặt ra. Do đó, nếu thu hút được nhiều người tham gia thì việc tiếp thị và bán hàng của doanh nghiệp sẽ rất hiệu quả.

hội thảo bảo hiểm nhân thọ
Mời được nhiều khách hàng mục tiêu tham dự (Ảnh minh họa)

4.2 Đào tạo đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp
Nếu doanh nghiệp có một đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp, các khách hàng sẽ yêu thích và có nhu cầu cao sử dụng dịch vụ bảo hiểm của công ty hơn. Nhân viên phải có trình độ chuyên môn, kỹ năng tư vấn và kỹ năng bán hàng tốt. Ngoài ra, hiểu được tâm lý và nhu cầu của khách hàng là một điểm cộng, từ đó có thể tư vấn gói dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

hội thảo bảo hiểm nhân thọ
Đào tạo đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp (Ảnh minh họa)

4.3 Thông điệp buổi hội thảo ý nghĩa
Nơi tổ chức là một yếu tố rất quan trọng. Vì không gian tổ chức hội thảo rộng rãi, khang trang sẽ giúp khách hàng cảm thấy được tôn trọng. Hơn thế, yếu tố này còn là tiền đề để xây dựng niềm tin của khách hàng đối với doanh nghiệp. Ngoài ra, một nơi tổ chức trang trọng và có hoạt động rõ ràng sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp, uy tín của doanh nghiệp.

hội thảo khách hàng bảo hiểm nhân thọ
Thông điệp buổi hội thảo ý nghĩa (Ảnh minh họa)

Tất cả hoạt động mà doanh nghiệp triển khai cần tập trung truyền tải đến khách hàng thông điệp về sự đảm bảo quyền lợi, bảo trợ cho khách hàng và nêu ra được giá trị dịch vụ bảo hiểm của công ty. Doanh nghiệp có thể truyền tải thông điệp bằng những slogan ý nghĩa hoặc thể hiện ở logo để gây ấn tượng, thu hút sự quan tâm của khách hàng.

5. Cách thu hút khách hàng tham gia hội thảo về bảo hiểm nhân thọ
5.1 Lựa chọn nhóm đối tượng khách hàng phù hợp
Để lựa chọn nhóm đối tượng khách mời phù hợp, bạn có thể căn cứ vào các tiêu chí như: Sự phù hợp về tài chính, mức thu nhập, khả năng chi trả… Việc lựa chọn khách mời phù hợp sẽ làm cho buổi hội thảo đạt hiệu quả cao về mặt doanh thu. Bên cạnh đó, buổi hội thảo sẽ trở nên thu hút và có đông người tham gia hơn.

hội thảo bảo hiểm nhân thọ
Lựa chọn nhóm đối tượng khách hàng phù hợp (Ảnh minh họa)

5.2 Giới thiệu các gói sản phẩm mới và ưu đãi sắp triển khai
Khi gửi thư đến các khách mời, bạn có thể giới thiệu đến họ những gói sản phẩm mới và ưu đãi sẽ được triển khai trong buổi hội thảo. Điều này sẽ làm cho khách mời quan tâm, hứng thú với buổi hội thảo hơn.

hội thảo về bảo hiểm nhân thọ
Giới thiệu các gói sản phẩm mới và ưu đãi sắp triển khai (Ảnh minh họa)

5.3 Khảo sát, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng
Công việc khảo sát, tìm hiểu nhu cầu khách hàng trước khi diễn ra hội thảo sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được tâm lý, thông tin của khách hàng. Từ đó, đơn vị bảo hiểm có thể xây dựng nội dung triển khai trong buổi hội thảo đúng với những vấn đề mà khách hàng quan tâm hơn. Ngoài ra, khách hàng cũng sẽ trở nên hứng thú, muốn tham dự hội thảo.

hội thảo bảo hiểm nhân thọ
Khảo sát, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng (Ảnh minh họa)

5.4 Triển khai các chương trình ưu đãi, tặng quà trong hội thảo
Để buổi hội thảo thu hút được đông khách mời đến tham dự, bạn có thể triển khai các chương trình ưu đãi, tặng quà trong hội thảo. Ý tưởng này sẽ làm cho khách hàng tò mò, muốn khám phá các phần quà của buổi hội thảo. Từ đó, khách hàng sẽ nhanh chóng đồng ý tham dự buổi hội thảo nhiều hơn.

Những lưu ý quan trọng khi tổ chức hội thảo
Lên chủ đề và mục tiêu cho hội thảo: Nên xây dựng chủ đề ngắn gọn nhưng vẫn chứa đựng đầy đủ mục đích của hội thảo.

Lựa chọn khách mời phù hợp: Những chuyên gia, khách mời trong buổi hội thảo chính là yếu tố góp phần tạo nên uy tín và thành công cho sự kiện. Do đó, cần phải cân nhắc lựa chọn khách mời phù hợp. Tốt nhất, nên chọn người nổi tiếng trong ngành, nghề hoặc lĩnh vực mà mục đích hội thảo hướng đến.

Lựa chọn địa điểm tổ chức hợp lý: Tức là không gian, địa điểm tổ chức hội thảo phải phù hợp với quy mô của sự kiện. Có những không gian đã được setup hết về sân khấu, ánh sáng, màn chiếu, thiết bị âm thanh… rất thuận tiện cho việc tổ chức hội thảo.

Truyền thông sự kiện: Hoạt động truyền thông là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của buổi hội thảo. Tuy nhiên, cần phải lưu ý về thời gian truyền thông, không nên quá sớm và cũng không nên quá muộn. Thời gian phù hợp nhất để truyền thông cho sự kiện là khoảng từ 1 – 2 tuần trước khi sự kiện diễn ra.

Lên danh sách người tham dự: Mục đích chính mà buổi hội thảo hướng đến đó là xây dựng và tìm kiếm các mối quan hệ với khách hàng. Do đó, bạn có thể sử dụng các hình thức như điền form, khảo sát… để việc lấy thông tin được hiệu quả hơn.

Xem thêm:  Kế hoạch tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm chi tiết nhất 2024

4. Đơn vị tổ chức tiệc teabreak hội nghị hội thảo chi phí rẻ nhất tại Hà Nội

Xem thêm: Top 10 công ty tổ chức sự kiện hội thảo hội nghị chuyên nghiệp 2024

Vậy là quý khách đã nắm được Cách tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm chi tiết rồi. Để được tư vấn thêm vui lòng inbox fanpage Share Food.

tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm

tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm

tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm

tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm

tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm tổ chức hội thảo khách hàng bảo hiểm